Dispositivos, infraestructura y seguridad de la información son las claves tecnológicas para el éxito en la implementación del teletrabajo.
Cuando una organización ha decidido implementar el modelo de teletrabajo, el primer paso a dar es hacer un diagnóstico sobre el verdadero impacto que se puede esperar. Luego viene la identificación de los perfiles de cargos y personal apto para trabajar a distancia y al final, pero no por ello menos importante, la tecnología se convierte en el pilar que soporta el éxito de este modelo.
Cisco es una multinacional dedicada al networking y las telecomunicaciones que produce tecnologías de uso empresarial. En los diecisiete años que llevan en Colombia han logrado conquistar el mercado de empresas que implementan teletrabajo porque sus dispositivos y plataformas satisfacen todas las expectativas que un empresario y un trabajador a distancia podrían desear.
Juan Pablo Rincón, estratega de comercialización de los productos de Cisco para Colombia, ha visto cómo el mercado nacional poco a poco se ha ido adaptando al modelo del teletrabajo y ha enfrentado los grandes mitos que pesan sobre éste demostrando con cifras y con hechos que para trabajar no se necesita estar en la oficina.
En el mundo empresarial cada vez es más común hablar del “Bring Your Own Device - BYOD”, que en español corresponde a “trae tu propio dispositivo”, una propuesta que cada vez más organizaciones aceptan e integran dentro de su plataforma operativa, convirtiendo computadores portátiles, teléfonos celulares y más recientemente tabletas, en brazos móviles que conectan a la empresa con el empleado rompiendo las barreras de tiempo y espacio.
Las oficinas ya no son de 8 a 5. Estar conectados las veinticuatro horas del día y desde cualquier lugar del mundo no solo nos permite sentirnos satisfechos sino que también nos hace más productivos. Juan Pablo Rincón señala que “cuando hablamos de teletrabajo no necesariamente estamos hablando de trabajar en la casa; teletrabajar es la capacidad que se construye entre un empleado y una organización para que juntos cumplan sus metas sin importar el lugar en que se encuentren”.
Viéndolo desde esta perspectiva, dos características fundamentales del modelo de teletrabajo saltan a la vista. La primera tiene que ver con la productividad que ahora no se mide por el tiempo pasado en las instalaciones de la oficina sino por el avance medido y controlado sobre las metas propuestas para un periodo de tiempo preestablecido.
En materia de productividad Cisco maneja una alentadora estadística de los resultados de sus clientes, quienes luego de implementar modelos de teletrabajo con la tecnología apropiada alcanzaron incrementos que oscilanentre el 30% y el 40%.
En lo personal, Juan Pablo Rincón señala que él estuvo durante tres años como teletrabajador de tiempo completo, viviendo entre viajes de negocios y periodos cortos en su casa, “fueron mis años más productivos”, concluye categóricamente al advertir que no solo cumplía con el trabajo esperado en un tiempo menor, sino que además tenía más oportunidad de compartir con su familia.
La segunda característica que vemos en esta apuesta es la creciente necesidad de hacer cada vez más efectivas las líneas de comunicación entre la organización y los trabajadores a distancia, teniendo en cuenta no solo el acceso permanente a redes de comunicación sino también la seguridad de la información que circula a través de esas mismas redes.
“Al pensar en un modelo de teletrabajo se debe ir más allá del dispositivo, también se debe considerar la infraestructura y la seguridad de la información” continúa Rincón. Cuando se habla de infraestructura no se trata únicamente del ancho de banda con el cual se establezcan las conexiones, sino de todo el paquete de hardware y software necesario para que todos los empleados puedan comunicarse, compartir información y colaborar entre sí.
A nivel mundial la tendencia de infraestructura y plataformas para el teletrabajo está concentrándose en la virtualidad de los sistemas de almacenamiento y los entornos de trabajo. En estos asuntos el sistema más popular es conocido como “cloud computing” y corresponde al acceso remoto a datos y programas almacenados en un servidor dispuesto para tal fin; el segundo sistema es un “escritorio virtual”, con una noción más amplia en la que es posible acceder remotamente a la información y los programas, concentrando el procesamiento y el archivo en los servidores de la organización, reforzando así la seguridad de los datos y permitiendo que cualquier dispositivo sea un medio a través del cual acceder, justamente, al escritorio de cada empleado dentro de la organización.
Para ejemplificar el caso del escritorio virtual podemos decir que mientras una organización utiliza como sistema operativo Windows, y sobre él corren programas de análisis contable y financiero que no funcionan con otros sistemas operativos, un funcionario puede conectarse remotamente a su escritorio virtual, a través de un iPad (que corre con iOS) y usar la tableta únicamente como medio para trabajar accediendo a los recursos del escritorio virtual, que van desde el mismo Windows hasta todas las funcionalidades de los programas subsidiarios.
Encontramos ahora la otra condición que para Cisco es básica. La seguridad de la información es crucial para las organizaciones y en esa medida al pensar en un modelo de teletrabajo se debe entender que cualquier dispositivo, dentro o fuera de las instalaciones de la organización, debe contar con las debidas medidas de protección que garanticen que los datos no se filtren. Piense en el mundo bursátil en el que un dato en manos equivocadas puede hacer colapsar el sistema accionario.
Tal vez un empleador tenga la falsa creencia de que por estar trabajando únicamente con los computadores de la empresa no se corren estos riesgos; sin embargo en el mundo actual todos contamos con por lo menos dos dispositivos distintos a través de los cuales podemos compartir información (un computador portátil y un smartphone, para no ir más lejos).
La movilidad se toma cada vez más las empresas, sea que teletrabajen o no, y en esa medida siempre se debe estar preparado para evitar incidentes que pongan en riesgo la seguridad de la información y en consecuencia la estabilidad de los negocios.
La solución de Cisco en esta materia está en la creación de redes privadas virtuales, conocidas como VPN, que funcionan como túneles dentro de internet, a través de los cuales toda la información que circula está completamente protegida.
Hasta aquí tenemos un panorama completo de lo que se debería pensar en materia tecnológica al implementar un modelo de teletrabajo: dispositivos, infraestructura y seguridad de la información son las prioridades.
Según el especialista de Cisco “al saber cuáles son las necesidades de una organización en materia tecnológica lo que sigue es adaptar la tecnología disponible al perfil de cada usuario y no esperar que suceda a la inversa”. Esto es, no esperar que un vendedor que recorre distintas poblaciones, quien hasta ahora enviaba sus reportes desde su tableta, ahora tenga que depender de un PC instalado en su casa para poder hacer un envío libre de complicaciones; por el contrario, se trata de facilitarle aún más el trabajo a ese empleado, suministrándole tecnología segura, estable y amigable.
Finalmente, luego de conocer las maravillas tecnológicas que el mercado ofrece cualquier gerente que piense en implementar el modelo de teletrabajo podrá tener la tranquilidad de contar con todos los recursos necesarios para alcanzar sus metas aún desde la distancia.
¿Qué cuánto cuesta? No es tan costoso como se creería, existen opciones para todo tipo de empresa y desde PyMES hasta multinacionales todas pueden encontrar una solución a su medida. La única recomendación es asesorarse bien durante el proceso de adaptación tecnológica y entender la inversión inicial como una oportunidad de hacer crecer el negocio que de seguro, en el mediano y largo plazo, se verá compensada en los balances con ahorros en materia de bienes muebles e inmuebles, servicios públicos, alimentación, transporte y otros costos que desaparecen cuando los empleados siguen trabajando pero ya no desde la empresa.
Cisco es una multinacional dedicada al networking y las telecomunicaciones que produce tecnologías de uso empresarial. En los diecisiete años que llevan en Colombia han logrado conquistar el mercado de empresas que implementan teletrabajo porque sus dispositivos y plataformas satisfacen todas las expectativas que un empresario y un trabajador a distancia podrían desear.
Juan Pablo Rincón, estratega de comercialización de los productos de Cisco para Colombia, ha visto cómo el mercado nacional poco a poco se ha ido adaptando al modelo del teletrabajo y ha enfrentado los grandes mitos que pesan sobre éste demostrando con cifras y con hechos que para trabajar no se necesita estar en la oficina.
En el mundo empresarial cada vez es más común hablar del “Bring Your Own Device - BYOD”, que en español corresponde a “trae tu propio dispositivo”, una propuesta que cada vez más organizaciones aceptan e integran dentro de su plataforma operativa, convirtiendo computadores portátiles, teléfonos celulares y más recientemente tabletas, en brazos móviles que conectan a la empresa con el empleado rompiendo las barreras de tiempo y espacio.
Las oficinas ya no son de 8 a 5. Estar conectados las veinticuatro horas del día y desde cualquier lugar del mundo no solo nos permite sentirnos satisfechos sino que también nos hace más productivos. Juan Pablo Rincón señala que “cuando hablamos de teletrabajo no necesariamente estamos hablando de trabajar en la casa; teletrabajar es la capacidad que se construye entre un empleado y una organización para que juntos cumplan sus metas sin importar el lugar en que se encuentren”.
Viéndolo desde esta perspectiva, dos características fundamentales del modelo de teletrabajo saltan a la vista. La primera tiene que ver con la productividad que ahora no se mide por el tiempo pasado en las instalaciones de la oficina sino por el avance medido y controlado sobre las metas propuestas para un periodo de tiempo preestablecido.
En materia de productividad Cisco maneja una alentadora estadística de los resultados de sus clientes, quienes luego de implementar modelos de teletrabajo con la tecnología apropiada alcanzaron incrementos que oscilanentre el 30% y el 40%.
En lo personal, Juan Pablo Rincón señala que él estuvo durante tres años como teletrabajador de tiempo completo, viviendo entre viajes de negocios y periodos cortos en su casa, “fueron mis años más productivos”, concluye categóricamente al advertir que no solo cumplía con el trabajo esperado en un tiempo menor, sino que además tenía más oportunidad de compartir con su familia.
La segunda característica que vemos en esta apuesta es la creciente necesidad de hacer cada vez más efectivas las líneas de comunicación entre la organización y los trabajadores a distancia, teniendo en cuenta no solo el acceso permanente a redes de comunicación sino también la seguridad de la información que circula a través de esas mismas redes.
“Al pensar en un modelo de teletrabajo se debe ir más allá del dispositivo, también se debe considerar la infraestructura y la seguridad de la información” continúa Rincón. Cuando se habla de infraestructura no se trata únicamente del ancho de banda con el cual se establezcan las conexiones, sino de todo el paquete de hardware y software necesario para que todos los empleados puedan comunicarse, compartir información y colaborar entre sí.
A nivel mundial la tendencia de infraestructura y plataformas para el teletrabajo está concentrándose en la virtualidad de los sistemas de almacenamiento y los entornos de trabajo. En estos asuntos el sistema más popular es conocido como “cloud computing” y corresponde al acceso remoto a datos y programas almacenados en un servidor dispuesto para tal fin; el segundo sistema es un “escritorio virtual”, con una noción más amplia en la que es posible acceder remotamente a la información y los programas, concentrando el procesamiento y el archivo en los servidores de la organización, reforzando así la seguridad de los datos y permitiendo que cualquier dispositivo sea un medio a través del cual acceder, justamente, al escritorio de cada empleado dentro de la organización.
Para ejemplificar el caso del escritorio virtual podemos decir que mientras una organización utiliza como sistema operativo Windows, y sobre él corren programas de análisis contable y financiero que no funcionan con otros sistemas operativos, un funcionario puede conectarse remotamente a su escritorio virtual, a través de un iPad (que corre con iOS) y usar la tableta únicamente como medio para trabajar accediendo a los recursos del escritorio virtual, que van desde el mismo Windows hasta todas las funcionalidades de los programas subsidiarios.
Encontramos ahora la otra condición que para Cisco es básica. La seguridad de la información es crucial para las organizaciones y en esa medida al pensar en un modelo de teletrabajo se debe entender que cualquier dispositivo, dentro o fuera de las instalaciones de la organización, debe contar con las debidas medidas de protección que garanticen que los datos no se filtren. Piense en el mundo bursátil en el que un dato en manos equivocadas puede hacer colapsar el sistema accionario.
Tal vez un empleador tenga la falsa creencia de que por estar trabajando únicamente con los computadores de la empresa no se corren estos riesgos; sin embargo en el mundo actual todos contamos con por lo menos dos dispositivos distintos a través de los cuales podemos compartir información (un computador portátil y un smartphone, para no ir más lejos).
La movilidad se toma cada vez más las empresas, sea que teletrabajen o no, y en esa medida siempre se debe estar preparado para evitar incidentes que pongan en riesgo la seguridad de la información y en consecuencia la estabilidad de los negocios.
La solución de Cisco en esta materia está en la creación de redes privadas virtuales, conocidas como VPN, que funcionan como túneles dentro de internet, a través de los cuales toda la información que circula está completamente protegida.
Hasta aquí tenemos un panorama completo de lo que se debería pensar en materia tecnológica al implementar un modelo de teletrabajo: dispositivos, infraestructura y seguridad de la información son las prioridades.
Según el especialista de Cisco “al saber cuáles son las necesidades de una organización en materia tecnológica lo que sigue es adaptar la tecnología disponible al perfil de cada usuario y no esperar que suceda a la inversa”. Esto es, no esperar que un vendedor que recorre distintas poblaciones, quien hasta ahora enviaba sus reportes desde su tableta, ahora tenga que depender de un PC instalado en su casa para poder hacer un envío libre de complicaciones; por el contrario, se trata de facilitarle aún más el trabajo a ese empleado, suministrándole tecnología segura, estable y amigable.
Finalmente, luego de conocer las maravillas tecnológicas que el mercado ofrece cualquier gerente que piense en implementar el modelo de teletrabajo podrá tener la tranquilidad de contar con todos los recursos necesarios para alcanzar sus metas aún desde la distancia.
¿Qué cuánto cuesta? No es tan costoso como se creería, existen opciones para todo tipo de empresa y desde PyMES hasta multinacionales todas pueden encontrar una solución a su medida. La única recomendación es asesorarse bien durante el proceso de adaptación tecnológica y entender la inversión inicial como una oportunidad de hacer crecer el negocio que de seguro, en el mediano y largo plazo, se verá compensada en los balances con ahorros en materia de bienes muebles e inmuebles, servicios públicos, alimentación, transporte y otros costos que desaparecen cuando los empleados siguen trabajando pero ya no desde la empresa.
